Sięgnięcie po rozwiązania technologiczne wspierające zadania działów customer support zwiększa efektywność pracy. Wiele firm zastanawia się, czy takie narzędzie sprawdzi się w ich przypadku. Poniżej dzielimy się wskazówkami. które pomogą odpowiedzieć na pytanie, czy firma potrzebuje programu do obsługi klienta.
Trudność w zarządzaniu zgłoszeniami klientów
Gdy sklep odnotowuje kilka sprzedaży w ciągu dnia, łatwo wszystkich klientów obsłużyć za pomocą maila. W takimi przypadku narzędzie wspierające obsługę może być zbędnym luksusem. Inaczej się ma sytuacja, gdy każdej godziny w systemie pojawiają się nowe zamówienia, a klienci regularnie wysyłają różnego rodzaju zgłoszenia — dotyczące reklamacji, zwrotów, pytań na temat produktów itd.
Wtedy poleganie na skrzynce mailowej staje się zadaniem mało praktycznym. Co gorsza, wpływającym na jakość obsługi klienta. W końcu nie da się w taki sposób zarządzać zgłoszeniami użytkowników. Tutaj z pomocą przychodzi program do obsługi klienta, który oferuje system ticketów — porządkujący zgłoszenia pojawiające się w systemie.
Zgłoszenia klientów są powtarzalne
Nikt nie lubi wykonywać pracy pozbawionej sensu. Tak mogą ją postrzegać pracownicy działu obsługi klienta, którzy przez 8 godzin odpowiadają na dokładnie ten sam zestaw kilku pytań zadawanych przez klientów. Dlatego chcąc dbać o satysfakcję z pracy agentów obsługi klienta, warto skorzystać z narzędzia, które będzie wykonywać za nich pracę pozbawioną sensu.
Profesjonalne oprogramowanie potrafi świetnie wyręczyć asystentów z tego typu zadań. Dzięki temu mogą oni zająć się bardziej wymagającymi obowiązkami.
Zaawansowany program do obsługi klienta oferuje możliwość ustawienia autorespondera wysyłanego w przypadku zapytań od klientów spełniających określone warunki — dzięki temu oni nawet nie zauważają, że obsługuje ich komputer.
Chęć prowadzenia zaawansowanej analityki
Narzędzia wspierające działy obsługi klienta, oferują rozbudowane możliwości analizy pracy całego działu. Umożliwiają monitoring ważnym metryk w kontaktach z klientami, takich jak:
- Średni czas do pierwszej odpowiedzi;
- Liczba rozwiązanych spraw wysłanych w zgłoszeniach;
- Poziom satysfakcji klienta;
Podane wyżej metryki są zaledwie kilkoma, które można mierzyć przy użyciu profesjonalnych narzędzi wspierających obsługę klienta. Jeśli więc chcesz monitorować skuteczność w obszarze obsługi klienta, narzędzie do obsługi klienta będzie koniecznością.
Poprawa jakości pracy całego działu
Wykorzystanie programu do obsługi klienta pozwala zorganizować pracę całego działu. Każdy pracownik może otrzymać określony zakres zadań ustalonych w panelu aplikacji, dzięki czemu każdy wie za co odpowiada.
Dodatkowo program potrafi monitorować obłożenie zadaniami poszczególnych pracowników — to też ważny element optymalizacji pracy działu.
Szybkość reakcji na zgłoszenia
Oprogramowanie jest w stanie natychmiast reagować na przychodzące zgłoszenia klientów. Eliminuje ryzyko, że klient zniechęcony długim czasem oczekiwania na odpowiedź, zdecyduje się na skorzystanie z oferty konkurencyjnej firmy. Jeśli więc chcesz, aby Twoi klienci zawsze otrzymywali w krótkim czasie odpowiedzi na zgłoszenia, to sugerujemy sięgnięcie po oprogramowanie automatyzujące pracę.
Uważasz, że narzędzie do obsługi klienta sprawdzi się w Twojej firmie?
Wypróbuj bezpłatnie przez 14 dni system Responso. Aplikacja obsłuży klientów, jak prawdziwy pracownik Twojej firmy.
