Powiększający się zespół obsługi klienta to dobry znak – w końcu biznes rośnie, a klientów przybywa. Wzrost niesie jednak za sobą nowe wyzwania, które wymagają większego skupienia na kwestiach organizacyjnych. Jeśli o nie nie zadbasz, więcej pracowników będzie oznaczało większy chaos. Pomocna będzie funkcja uprawnień w Responso. Jak ją wykorzystać w praktyce?
Czy w Twoim e-commerce przydadzą się uprawnienia?
Wydawałoby się, że przy dwóch czy trzech osobach w zespole z organizacją pracy nie powinno być problemu. Tak naprawdę zależy to jednak od zakresu obowiązków pracowników. Ty wiesz najlepiej, z jakimi problemami borykacie się na co dzień. Korzystanie z funkcji uprawnień może pomóc nawet w niewielkiej grupie osób, a na pewno nie zaszkodzi. Jeśli natomiast planujesz rozbudowywać swój team, lepiej nie czekać z wprowadzaniem porządków. Łatwiej jest skalować sprawdzone rozwiązania i procedury, niż wprowadzać je w dużych, dotąd niezbyt zorganizowanych grupach.
Chcesz wiedzieć, jak dokładnie działa funkcja uprawnień? Zajrzyj do naszej dokumentacji!
3 zalety systemu kontroli dostępu dla obsługi klienta
Po co tak naprawdę korzystać z kontroli dostępu? Oto korzyści z wprowadzenia uprawnień do zespołu obsługi klienta:
Jasny podział obowiązków
Praca idzie sprawniej, jeśli każdy doskonale wie, co ma robić. Funkcja uprawnień w Responso umożliwia tworzenie ról skrojonych pod różne stanowiska, dzięki czemu pracownicy mogą się maksymalnie skoncentrować na swoich zadaniach. Trudno przecież skupić się na czymś, jeśli do skrzynki ciągle wpadają nowe wiadomości, które wymagają natychmiastowej reakcji. Uprawnienia pozwolą Ci ochronić członków zespołu przed niepotrzebnymi rozpraszaczami, a tym samym zwiększyć ich wydajność.
Bezpieczeństwo danych
Podstawowa zasada w pracy z danymi jest taka, że powinny mieć do nich dostęp tylko te osoby, które go naprawdę potrzebują. Responso ma świetne zabezpieczenia chroniące Twoje dane przed dostępem z zewnątrz, ale o bezpieczeństwo po zalogowaniu się przez uprawnione osoby musisz już zadbać Ty. Oczywiście swoim pracownikom trzeba ufać, ale nie zasada ograniczonego zaufania to zdrowa, dobra praktyka w biznesie. Jeśli narzędzie daje możliwość różnicowania poziomów uprawnień, warto z tego korzystać. Pamiętaj, że chodzi tu nie tylko o dane osobowe czy teleadresowe kupujących, ale także o informacje o płatnościach za system czy dostępu do raportów efektywności innych pracowników.
Większa kontrola nad korespondencją
Błędy zdarzają się najlepszym, a w sytuacji konfliktu z kupującym czasem zachodzi potrzeba odnalezienia pojedynczej wiadomości czy prześledzenia całej ścieżki komunikacyjnej. W większych zespołach, gdzie w proces zaangażowanych jest kilka osób, rozłożenie go na części pierwsze może być trudne. Kontrola dostępu ułatwia postępowanie w takich sytuacjach – bardzo łatwo można sprawdzić, kto ma uprawnienia do poszczególnych etapów czy działań, a tym samym szybko zidentyfikować i poprawić to, co nie zadziałało. System uprawnień może także pomagać w zapobieganiu zjawisku tzw. rozproszonej odpowiedzialności. W sytuacji kryzysowej pracownik oficjalnie odpowiedzialny za dany obszar, z odpowiednimi dostępami, zareaguje szybciej niż osoba będąca jednym z wielu pracowników zaangażowanych w proces w równym stopniu.
Kilka rozwiązań, które możesz wprowadzić z uprawnieniami w Responso
Przejdźmy do konkretów. Jak możesz wykorzystać kontrolę dostępu w Responso, by Twój zespół obsługi klienta działał lepiej? Możliwości jest ogrom, bo drzewo uprawnień jest bardzo rozbudowane. Poniżej pokażemy Ci trzy rozwiązania, które naszym zdaniem mogą okazać się bardzo przydatne, a być może nie są takie oczywiste.
#1 Dostęp do wybranego konta lub rynku
To chyba możliwość najczęściej wykorzystywana przez biznesy, które korzystają już z uprawnień. Jeśli masz wiele kont Allegro albo działasz na Amazonie w kilku krajach, w Responso możesz ograniczyć dostęp poszczególnym pracownikom tylko do korespondecji z wybranego konta czy rynku. Taki podział obowiązków jest naturalny i pozwoli znacznie usprawnić działania. Pracownik nie będzie musiał sprawdzać, z jakiego źródła pochodzi dana wiadomość i czy na pewno obsługa danego klienta należy do jego zadań.
#2 Dostęp do archiwalnej korespondencji
Wycofujesz się z jakiejś platformy, ale nie chcesz tracić archiwalnej korespondencji? Nie ma problemu. Mimo wyłączenia integracji w Responso możesz mieć nadal dostęp do wiadomości wymienionych z kupującymi i przyznać go tylko wybranym pracownikom albo tylko sobie. Pozostałym członkom zespołu, którzy nie potrzebują takiego wglądu, stara korespondencja nie będzie zaśmiecać inboxu.
#3 Dostęp tylko do wglądu
Uprawnienia w Responso dają możliwość sprecyzowania, do jakich elementów danej integracji czy funkcji mają mieć poszczególne osoby. Jeżeli chcesz, by pracownicy mogli widzieć niektóre elementy, ale by nie mogli ich modyfikować, nic prostszego. W większości przypadków załatwisz to zaznaczeniem pozycji Lista w odpowiedniej grupie uprawnień. W ten sposób możesz dać możliwość wglądu do listy filtrów, agentów czy listy wiadomości z wybranego źródła.
Kontrola dostępu to z punktu widzenia bezpieczeństwa i rozwoju biznesu niezwykle przydatna funkcja. Jeśli nie masz jeszcze konta w Responso, możesz przetestować tę i inne możliwości naszego systemu za darmo, zakładając konto testowe!
