W czym możemy Ci pomóc?

Konfiguracja autorespondera

Responso 6 min. czytania aktualizacja: 22.04.2022

Autoresponder jest jedną z kluczowych funkcji systemu Responso, a także jedną z najważniejszych, gdy prowadzisz sprzedaż na AllegroAmazonie czy eBayu. Funkcja autorespondera służy do samoczynnego, automatycznego odpowiadania na zapytania przychodzące z różnych źródeł oraz na nowe Dyskusje Allegro i wiadomości z Centrum Wiadomości Allegro.

  • Autoresponder nie jest uzależniony od liczby kont.
  • Autoresponder jest do Twojej dyspozycji już w podstawowym pakiecie Responso.

Allegro i inne portale sprzedażowe kładą bardzo duży nacisk na to, aby sprzedawca udzielił odpowiedzi w ciągu 24 godzin. Ponadto coraz mocniej podkreśla się, aby do jednego klienta wysyłać jak najmniej wiadomości i o jak najlepszej treści. Nasz autoresponder został stworzony z myślą o rozwiązaniu wszystkich tych trudności.

Aby przejść do konfiguracji pierwszego autorespondera, po zalogowaniu kliknij: Ustawienia > Automatyczne akcje.

Ustawienie różnych działań do samoczynnego wykonania nosi nazwę workflow. Funkcja automatyczne akcje ma jeszcze inne zastosowania niż autoresponder i dlatego aby stworzyć swój pierwszy autoresponder, kliknij Dodaj workflow. W tym miejscu skupimy się wyłącznie na automatycznych odpowiedziach.

Schemat tworzenia autorespondera

Zacznij od nadania nazwy pierwszemu autoresponderowi. Aby nadać nazwę, wpisz ją w polu Nazwa. Nazwa pozwoli Ci określić, w jakim celu tworzysz tę automatyzację, a w przyszłości ułatwi Ci zarządzanie wieloma autoresponderami. Twój pierwszy autoresponder może dotyczyć np. odpowiedzi na wiadomości otrzymywane z Dyskusji Allegro oraz z Centrum Widomości Allegro.

W polu Opis umieść informacje o autoresponderze, które pozwolą Tobie lub innym agentom (operatorom) przypomnieć sobie lub zrozumieć jego działanie. Pomogą też odróżnić autoresponder od innych rodzajów automatycznych akcji.Pola Nazwa i Opis nie mogą być puste. Ich zawartość nie będzie wysyłana do klientów.

Kliknij + Dodaj akcję.

Ten boks pozwala na przygotowanie treści, która będzie wysyłana automatycznie.

W liście rozwijanej pojawia się domyślnie Wyślij wiadomość – nie zmieniaj tego. Poniżej znajduje się pole Message – tutaj wpisz treść swojej wiadomości.

  • Pamiętaj, że tworzysz treść, która ma wyjaśnić, że człowiek odpowie na wiadomość w ciągu 24 godzin.
  • Zwróć uwagę na to, że swoją wiadomość możesz dodatkowo sformatować, czyli zmienić wygląd tekstu, wstawić dodatkowe elementy lub dołączyć link.

Kliknij + Dodaj warunek.

W tym boksie będziesz ustawiać warunki. Warunki określają, w jakich okolicznościach zostanie wysłana automatyczna wiadomość.

W pierwszej liście rozwijanej wyświetla się domyślnie Źródło. Kliknij w tę opcję, żeby ją zmienić. Ustaw w tym miejscu warunek o nazwie Akcja.

Następnie kliknij w pole znajdujące się bezpośrednio pod akcją – pojawią się dwie wartości: Pierwsza wiadomość od klienta oraz Każda nowa wiadomość od klienta. Kliknij w drugą wartość – ta zostanie wybrana jako aktywna.

Właśnie udało Ci się stworzyć pierwszy z dwóch ważnych warunków. Autoresponder otrzymał informacje, że ma odpowiadać na każdą nową wiadomość od klienta. W przypadku wybrania tylko pierwszej wartości (czyli Pierwsza wiadomość od klienta) autoresponder reagowałby tylko i wyłącznie na pierwszą wiadomość od danego nadawcy.

Kliknij ponownie + Dodaj warunek pod już utworzonym warunkiem.

W pierwszej liście rozwijanej pojawiła się domyślna wartość Źródło – pozostaw ją. Oznacza to, że będziesz określać źródło, z którego mają pochodzić wiadomości przychodzące.

Druga lista rozwijana nosi nazwę Warunek, a jej domyślna wartość to jest – również pozostaw ją bez zmian. Tym samym wskazujesz, że źródło ma zawierać określone wartości (można ustawić autoresponder, który zadziała wtedy, gdy źródło będzie dowolne, ale inne niż wykluczone wartości – wówczas wybierzesz wartość nie jest).

Kliknij w pole o nazwie Źródło i wybierz z niego Dyskusje Allegro oraz Centrum Wiadomości Allegro. Dzięki temu autoresponder będzie reagować tylko wtedy, gdy wiadomość przyjdzie z tych dwóch kanałów.

  • Każdy Twój autoresponder jest „odporny” na zewnętrzne autorespondery. Rozpoznaje automatyczne wiadomości wysyłane przez klientów i ignoruje je. Dzięki temu unikasz sytuacji „rozmowy” autoresponderów, która przez weekend mogłaby wysłać do klienta i odebrać od niego tysiące wiadomości.

Kliknij przycisk Dodaj (jest pod polem Opis).

Gotowe 💪.

UWAGA! W przypadku ustawień automatycznych odpowiedzi w Amazon należy dodać dodatkową opcję opóźnienia ponieważ automatyczna odpowiedz wysłana od razu nie będzie liczona po stronie Amazon.
Należy dodać dodatkowy warunek jak poniżej:

Właśnie udało Ci się stworzyć pierwszy w pełni funkcjonalny autoresponder. Po przeładowaniu się strony znów jesteś w Ustawieniach a na liście pojawił się Twój nowo dodany autoresponder.

  • Autoresponder domyślnie jest włączony. Jeżeli chcesz go wyłączyć bez usuwania, to: kliknij ikonę …
    (obok nazwy autorespondera) > kliknij Edytuj > ustaw niebieski suwak w pozycji wyłącz (zmieni kolor na biały).
  • Możesz też usuwać cały autoresponder. W tym celu kliknij ikonę …, a następnie wybierz opcję Usuń.
  • Możesz też skorzystać z przygotowanych przez nas gotowych rozwiązań. To w pełni funkcjonalne autorespondery, które możesz włączyć dwoma kliknięciami, możesz je także dowolnie modyfikować. Aby sprawdzić nasze szablony, na karcie Automatyczne akcje kliknij przycisk Szablony. Znajdziesz tam kilka gotowych schematów:

  • autoresponder dla Allegro – odpisuje na każdą wiadomość otrzymaną z Allegro (np. odpowiedź w dyskusji, pytania do oferty i pytania do zamówienia),
  • autoresponder na weekend – wysyła odpowiedź na każdą wiadomość (nie tylko z Allegro) o tym, że przeczytasz wiadomość w poniedziałek (opcja włącza się tylko w sobotę i niedzielę),
  • autoresponder poza godzinami pracy – działa tylko poza ustawionymi godzinami (domyślnie: po godzinie 18.00 aż do godziny 10.00), wysyłając wiadomość o Twojej nieobecności w pracy.

Aby uruchomić dowolny z nich: kliknij na jego nazwę > kliknij przycisk Dodaj (na samym dole).

Automatyczne akcje pozwalają na tworzenie bardzo prostych i bardzo złożonych autoresponderów

Możesz tworzyć workflow o dowolnym stopniu złożoności dzięki temu, że każdy z nich może mieć kilka warunków i kilka akcji. Tym samym możliwa jest daleko idąca automatyzacja: np. ustawianie różnych odpowiedzi w zależności od konta Allegro, integracji i dnia tygodnia.

Automatyczne akcje to bardzo przydatne narzędzie, a przy tym bardzo proste w konfiguracji. Dlatego zachęcamy Cię do samodzielnego testowania różnych ustawień. Pamiętaj, że zawsze możesz je usunąć bez szkody dla wszystkich innych ustawień.

Potrzebna pomoc?

Potrzebujesz pomocy przy ustawieniu własnych automatycznych akcji?
Napisz do nas na [email protected].

Wypróbuj Responso już dziś!

Bezpłatny 14-dniowy okres próbnyNie wymagamy karty kredytowejGotowe do użycia automaty

Nie czekaj i popraw obsługę klienta w swoim eCommerce!

Wypróbuj już teraz za darmo przez 14 dni